前回のエントリで少し触れましたが、先週の金曜日、自分が在籍する大学で開かれた研究者のための時間管理ワークショップに参加してきました。
本来客員は対象外のようですが、問い合わせたらOKになったのです。結論をいうと、本当に行ってよかった。もう少し滞在の前半で参加しておきたかった！という感想。
印象に残ったことを、まとめておきますが、長くなりそうなので、何回かに分けます。
研究者にとっての時間管理の悩み
講座のタイトルはTime Management Workshop for Researchers。
講師はHugh Kearns。同じアデレードにあるFlinders大学(宇宙飛行士の毛利衛さんはここの大学院で学位取得）を拠点に、世界中の大学で研究者向けのワークショップに飛び回っている方のようです。
Hughさんについての情報はこちらとこちら。
僕は、自分の研究関心が子育て期の仕事と生活という以上に、古くは『知的生産の技術』から始まって、超・整理法、超・時間法、最近ではDavid AllenのGetting Things Done(GTD)まで、かなりのLife Hackオタクなので、タイムマネージメントのノウハウはあれこれ調べてきました。（こちらのエントリなど）
僕は、自分の研究関心が子育て期の仕事と生活という以上に、古くは『知的生産の技術』から始まって、超・整理法、超・時間法、最近ではDavid AllenのGetting Things Done(GTD)まで、かなりのLife Hackオタクなので、タイムマネージメントのノウハウはあれこれ調べてきました。（こちらのエントリなど）
しかし、最近のものはどちらかというとビジネスパーソンを想定していることが多いので、大学教員のような仕事に本当に当てはまるのか、半信半疑でちょっとやっては忘れてしまったり、きちんと身につかず挫折したり、という感じでした。（役に立っているものも沢山ありますが）
なので、解決の方法として今日あげられたものには、これまでどこかで読んだ内容も多く含まれていました。
それでも、とても力になったと思ったのは、やはり今日のワークショップが自分と同じ立場の人たちをターゲットにしていたこと。参加者は、大学の教員またはティーチングをしながら博士論文を執筆している人たち。
出てくる参加者の悩みやHughさんがあげる事例も、授業（準備）・会議・学生の相手・同僚との立ち話などのなかで、どうやって研究時間を捻出するかというもの。さらに小さい子どものいる人たちも多いようで、母親父親としての役割との葛藤も話題に。
なので、解決の方法として今日あげられたものには、これまでどこかで読んだ内容も多く含まれていました。
それでも、とても力になったと思ったのは、やはり今日のワークショップが自分と同じ立場の人たちをターゲットにしていたこと。参加者は、大学の教員またはティーチングをしながら博士論文を執筆している人たち。
出てくる参加者の悩みやHughさんがあげる事例も、授業（準備）・会議・学生の相手・同僚との立ち話などのなかで、どうやって研究時間を捻出するかというもの。さらに小さい子どものいる人たちも多いようで、母親父親としての役割との葛藤も話題に。
生活も充実させつつ生産性が高いように見えるオーストラリアの大学教員も、同じ悩みを抱えているんだなあというのが、一つの発見。でも、みんなのディスカンションでの様子を聞いていると、やはり割り切りは上手な気がしました。
Hughさんが一番強調されていたのは、朝イチでemailをチェックするのはやめるということ。僕のようなemail依存には耳の痛い指摘。
対策としてあげられていたのは、午後などの決まった時間を手帳に書き込んでおいて、その時間だけEmail対応にあて、その時以外はメールソフトも閉じておく。緊急のメールが心配かもしれないが、「大丈夫、あなたはそんなに重要じゃない（笑）」と。決まった時間で対応しきれなくてもいったん終了して、次の決まった時間に（場合によっては次の日回し）。
メールがたまってしまうかもしれないけれど、そのうちいくつかは、その間に本人あるいは他の人が解決している可能性がある。そうしたら、一つの用件分、時間を節約できたことになります。自分がいないと回らないと考えるのは、企業でも長時間労働や育児休業や有給休暇の取りづらさの原因としても、よくあげられますよね。
Control people’s expectationという表現を使っていたと思いますが、休暇中のEmailの不在通知などを設定して、相手にすぐの返事を期待させないようにする。こうしたことも、自分の心配を和らげる方法の一つだと。確かに、こちらの大学では、かなりの事務職員も教員もが短い休暇でも不在通知を活用しています。
よっぽど緊急連絡が心配なら、別のアカウントを作って、それだけ自動受信するという方法もあげてられいましたが、そこまでやるかどうかは別として、それだけEmailに邪魔されないことを重視しているのだな、というのが強く印象に。以前このブログで紹介したLife Hackersにも同様のことは書かれて、ある程度意識はしていたのですが、このワークショップであそこまで強調されていたことで、自分の中でも優先度があがりました。
３つのフォルダを使った整理法のおかげで、メールをためても見落としがないようにできているので、この方法はある程度徹底できそう。
ただ、ソフトや本の宣伝メールがたくさん来て、それをアーカイブに回す作業だけでも時間がかかるので、今回の講座でヒントをもらったフィルタの活用を取り入れました。
Gmailの設定メニューの「フィルタ」設定から、頻繁に来るアドレスからの宣伝メールがメールボックスに入らず直接アーカイブの「宣伝メール」フォルダに行くように設定。ときどき役に立つ情報があるので、完全に停止するのはちょっとためらわれるのですが、時間のあるときにちらっと見れば十分。これで、受信箱の処理がだいぶ楽になりました。
次回は「ノーといえる技術」についてのお話。その前に、Hughさんに詳しく紹介することの了承を得ておこうと思っています。
朝一番のメールチェックはしない
Hughさんが一番強調されていたのは、朝イチでemailをチェックするのはやめるということ。僕のようなemail依存には耳の痛い指摘。
対策としてあげられていたのは、午後などの決まった時間を手帳に書き込んでおいて、その時間だけEmail対応にあて、その時以外はメールソフトも閉じておく。緊急のメールが心配かもしれないが、「大丈夫、あなたはそんなに重要じゃない（笑）」と。決まった時間で対応しきれなくてもいったん終了して、次の決まった時間に（場合によっては次の日回し）。
メールがたまってしまうかもしれないけれど、そのうちいくつかは、その間に本人あるいは他の人が解決している可能性がある。そうしたら、一つの用件分、時間を節約できたことになります。自分がいないと回らないと考えるのは、企業でも長時間労働や育児休業や有給休暇の取りづらさの原因としても、よくあげられますよね。
Control people’s expectationという表現を使っていたと思いますが、休暇中のEmailの不在通知などを設定して、相手にすぐの返事を期待させないようにする。こうしたことも、自分の心配を和らげる方法の一つだと。確かに、こちらの大学では、かなりの事務職員も教員もが短い休暇でも不在通知を活用しています。
よっぽど緊急連絡が心配なら、別のアカウントを作って、それだけ自動受信するという方法もあげてられいましたが、そこまでやるかどうかは別として、それだけEmailに邪魔されないことを重視しているのだな、というのが強く印象に。以前このブログで紹介したLife Hackersにも同様のことは書かれて、ある程度意識はしていたのですが、このワークショップであそこまで強調されていたことで、自分の中でも優先度があがりました。
３つのフォルダを使った整理法のおかげで、メールをためても見落としがないようにできているので、この方法はある程度徹底できそう。
フィルタの活用
ただ、ソフトや本の宣伝メールがたくさん来て、それをアーカイブに回す作業だけでも時間がかかるので、今回の講座でヒントをもらったフィルタの活用を取り入れました。
Gmailの設定メニューの「フィルタ」設定から、頻繁に来るアドレスからの宣伝メールがメールボックスに入らず直接アーカイブの「宣伝メール」フォルダに行くように設定。ときどき役に立つ情報があるので、完全に停止するのはちょっとためらわれるのですが、時間のあるときにちらっと見れば十分。これで、受信箱の処理がだいぶ楽になりました。
次回は「ノーといえる技術」についてのお話。その前に、Hughさんに詳しく紹介することの了承を得ておこうと思っています。
論文を仕上げるつもりで朝早く大学へ。
まず10分くらいでメールを片付けてこうかな。
ああ、会議の時間だ、私の午前はどこへ？？
など、ここに出てくる大学教員の一日を見ていると、自分のことを見てたのかという気になるかもしれません。
日本の大学教員より時間は早い時間帯にずれていますが・・・。
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